Tapahtuman järjestäjälle

Tältä sivulta löydät vinkkejä ja ohjeita onnistuneeseen tapahtumaan.

Yleisötilaisuuden järjestäjän on pelastuslain mukaan huolehdittava siitä, että tilaisuus järjestetään turvallisesti. Tilaisuudessa ei saa aiheutua vaaraa ihmisille, ympäristölle tai omaisuudelle.

• Anottava vaadittavat viranomaisluvat ja ilmoitukset tapahtuman luonteen mukaan.
• Pelastussuunnitelman laatiminen tapahtumaan, jossa on yhtäaikaisesti vähintään 200 osallistujaa.

Poliisin ilmoituslomake

Tilaisuuden järjestäjän on tarvittaessa laadittava tilaisuuteen pelastussuunnitelma.

Pelastussuunnitelma

Tapahtumanjärjestäjän tulee itse huolehtia siitä, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua. Tapahtuman luonteesta riippuen saatetaan tässä mainittujen lisäksi tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia.

Tapahtumajärjestäjä on vastuussa kaikkien lupien hakemisesta ja määräysten noudattamisesta.

Jos tarvitset apua tapahtuman riskien arvioinnista, on syytä olla yhteydessä viranomaisiin. Voit myös käyttää verkossa olevaa työkalua riskien arviointiin.

Musiikkiluvat.fi:stä saat taustamusiikin esittämiseen tarvittavat luvat helposti, yhdellä kerralla. Musiikkilupa tarvitaan aina kun musiikkia esitetään julkisesti tai sitä tallennetaan julkista esittämistä varten. Luvan musiikin esittämiseen erilaisissa tapahtumissa; keikoilla, tansseissa, konserteissa, festivaaleilla, näytöksissä, messuilla jne saat Musiikkiluvat.fi -sivustolta.

Musiikkiluvat.fi

Musiikkiluvat.fi

• Teosto – ilmoitus soitetusta musiikista
• Gramex – ilmoitus soitetusta musiikista äänitteeltä

Tapahtumakävijät ovat varsin valveutuneita niin ruoan, juoman kuin muun kuluttamisen suhteen. Tapahtumasi ansaitsee vain parhaimmat tuotteet parhailta toimittajilta. Tapahtumakävijä on myös kuluttaja, jonka tekemät valinnat, päätökset ja ostokset vaikuttavat koko tapahtumateollisuuteen ja on syytä tunnistaa mahdollisuudet hyvissä ajoin ennen tapahtuman h-hetkeä.

Ympäristöystävällisiä ja terveellisiä ruokavaihtoehtoja ovat: Kasviperäinen, lähellä tuotettu ja sesonginmukainen ruoka. Kotimaiset ja paikalliset luomutuotteet ovat myös hyvä myyntivaltti! 

Hanki tapahtumaan sellaisia tuotteita ja palveluita, jotka noudattavat kestävän kehityksen periaatteita. 

Moninaisuutta kunnioittavassa tapahtumassa kaikki kävijät ovat tervetulleita ja heidät otetaan huomioon tasa-arvoisesti esimerkiksi ulkonäköön, uskontoon, seksuaaliseen suuntautumiseen, ikään ja taustaan katsomatta. Moninaisuuden huomioiminen luo turvallisuuden ja osallisuuden tunnetta ja on osoitus tapahtumajärjestäjän avoimesta asenteesta. Jos nämä tavoitteet täyttyvät, kannattaa niistä myös avoimesti viestiä. Moninaisuutta voi ottaa huomioon myös tapahtuman viestinnässä esimerkiksi käyttämällä viestinnässä monia kieliä. Mahdollisuus kysyä lisätietoja monilla kielillä voi tuoda runsaasti lisä-arvoa koko tapahtumalle moninaisuuden näkökulmasta. Kun tietoa on tarjolla monilla kielillä, on todennäköisempää että tapahtuma löytää kohderyhmän ja saavuttaa suuremman yleisön. 

Taidetehtaalla järjestettävät maksulliset ja maksuttomat yleisötapahtumat voivat toimittaa aineistonsa seuraaviin paikkoihin:

• Taidetehtaan tapahtumakalenterissa näkyvät www.porvoo.fi tapahtumakalenteriin syötetyt tiedot, muista siis lisätä oman tapahtuman tiedot ajoissa.
• Info-tv -näytöt Taidetehtaan sisätiloissa 5 kpl. Toimitettavan kuvan koko 1080 x 1350px, ilman logoja ja tekstiä.
• Taidetehtaan uutiskirje. Kalenteriin ilmoitetut tapahtumat tulevat automaattisesti mukaan uutiskirjeisiin, joita lähetetään kerran kuukaudessa.

Taidetehtaan Facebook-sivulla sekä instagramtilillä @taidetehdas julkaistaan Taidetehtaalla järjestettäviä tapahtumia.

Tapahtuman järjestäjä on kuitenkin vastuussa oman tapahtuman markkinoinnista.

Graafista ohjeistusta noudatetaan kaikessa Taidetehtaan brändi-, markkinointi- ja muussa yritysviestinnässä. Taidetehtaan markkinoinnista vastaavat Porvoon kaupungin matkailu-, tapahtuma- ja markkinointipalvelut. Kaikki markkinointiaineistot hallinnoidaan
ja hyväksytetään Taidetehtaan markkinointivastaavien toimesta. Taidetehtaan graafista ilmettä ei saa käyttää muissa kuin Taidetehtaan omissa aineistoissa tai sitä koskevassa brändiviestinnässä.
Ilmettä tai sen osia ei saa yhdistää muihin visuaalisiin ilmeisiin, kuten tapahtumailmeisiin tai järjestäjätahon omiin visuaalisiin identiteetteihin.

Poikkeuksen graafiseen ilmeeseen muodostaa Taidetehtaan logo, jota voidaan käyttää ja hyödyntää myös muissa kuin Taidetehtaan omissa materiaaleissa, esimerkiksi Porvoon kaupungin eri toimialojen, yhteistyökumppanien tai tapahtumajärjestäjien viestinnässä. Tarkempaa ohjeistusta logon käytöstä saa Porvoon kaupungin matkailu-, tapahtuma- ja markkinointipalveluilta.

(musta logo asetellaan valkoiselle taustalle, suojareunukset vähintään 1 cm)

Tapahtumatiedotteet kannattaa lähettää suomeksi lehdille Uusimaa ja Itäväylä ja ruotsiksi lehdelle Borgåbladet ja Radio Svenska Yle Östnyland.

Taidetehtaan julkisivun mainostaulun ilmoitusmyyntiä hoitaa Meks.