Taidetehtaan tilojen hinnoittelu- ja toimintaperiaatteet

Taidetehtaan kokonaisuutta hallinnoi Visit Porvoo ja markkinointipalvelut. Taidehalli, residenssi ja studiot kuuluvat Kulttuuripalvelujen vastuulle. Nämä tilat kuuluvat kaupungin organisaatiossa elinvoimalautakunnan alaisuuteen. Lautakunta vahvistaa Taidetehtaan tilojen käyttöä ja vuokrausta koskevat periaatteet hyväksymällä nämä hinnoittelu- ja toimintaperiaatteet niihin liittyvät hinnastot ja tukimallit. Kaupallisten tapahtumien tuotannosta, markkinoinnista ja tapahtumatuotannon palveluista vastaa Porvoo Event Factory Oy Ab. Matalan kynnyksen sisällöt ja kaupalliset tapahtumat täydentävät toisiaan, vahvistaen Taidetehtaan kokonaisuutta.

Tilavuokriin on käytössä neliportainen hinnoittelumalli, jossa mikään toiminta ei ole toisen alisteinen, vaan hinnat sovitetaan käyttötarkoitukseen:

1. Markkinahinta: kaupallinen toiminta ja yritys- ja yksityistapahtumat
2. Yhteisöhinta: ei-kaupallinen toiminta
3. Kaupungin kumppanuustapahtumat: Kumppanuustapahtumiin sovelletaan erillistä sopimusmallia (Elinvoiman toimialan kumppanuudet – Porvoo)
4. Kaupungin oma toiminta

Tapahtuma on yrityksen tai organisaation järjestämä, jonka tavoitteena on liiketoiminta, asiakas- tai sidosryhmätoiminta, markkinointi, verkostoituminen tai brändin edistäminen (esim. seminaarit, messut, kickoffit, lanseeraukset, yritystapahtumat, henkilöstötilaisuudet, promootiot).

Järjestäjä on yleishyödyllinen toimija (esim. rekisteröity yhdistys, yhteiskunnallinen yritys, säätiö, hyväntekeväisyysjärjestö, työryhmä, yksityishenkilö), jonka järjestämä tapahtuma ei ole suoraan sidoksissa liiketoimintaan tai jossa ei harjoiteta myyntiä (Poikkeuksena on myynti, joka liittyy tapahtuman esiintyjien omakustanteisiin tuot-teisiin (esim. fanituotteet), Tapahtuman ensisijainen tarkoitus ei ole voiton tavoittelu, vaan harrastus- tai yhteisötoiminta.

Lipputulojen kerääminen kulujen kattamiseksi on sallittua, kun:

• tapahtuma ei sisällä merkittävää sponsorointia, brändinäkyvyyttä tai kaupallista myyntiä,
• tuotot käytetään toiminnan ylläpitoon, ei jaeta osinkoina tai voittona.
• Sovellettavan hinnaston perustetta arvioitaessa huomioidaan tapahtuman luonne, tarkoitus ja sisältö.

Taidetehtaan tilojen varausjärjestelmä perustuu ennakoitavuuteen ja tasapainoon eri käyttäjäryhmien välillä. Kaupalliset suuret tapahtumat, kaupungin omat tapahtumat sekä kumppanuustapahtumat voidaan varata aikaisintaan 36 kuukautta ennen tapahtumaa ja yhteisö- ja matalan kynnyksen tapahtumat aikaisintaan 12 kuukautta ennen tapahtumaa. Lisäksi kalenteriin jätetään joustavuutta 0–14 vuorokauden päähän avautuvilla aikaikkunoilla, jotka mahdollistavat käyttäjille maksuttomat kokeilut lämpiössä.

Tietyt juhlapäivät (itsenäisyyspäivä, uudenvuodenaatto) määritellään etukäteen varatuiksi päiviksi, jolloin muut varaukset sallitaan vain ehdollisesti ja vahvistetaan 3 kk ennen, mikäli kaupunki ei kyseisenä päivänä järjestä juhlatilaisuutta.

Taidetehdas on sekä kaupunkilaisten avoin toiminta-alusta, monipuolinen tapahtumatalo että taiteen ja kulttuurin päänäyttämö. Toiminta suunnitellaan niin, että matalan kynnyksen sisällöt ja kaupalliset tapahtumat täydentävät toisiaan, vahvistaen elinvoimaa, tarjonnan laatua ja moniarvoisen kokonaisuuden loppukäyttäjälle. Molempien toimintojen rinnakkaisuus varmistaa, että Taidetehdas palvelee sekä yhteisöllisiä että taloudellisia tavoitteita, mikä tekee siitä houkuttelevan ja saavutettavan kaikille käyttäjäryhmille.

Taidetehtaan ohjausryhmä kokoontuu kuukausittain tai tarpeen mukaan ja sen puheenjohtajana toimii matkailun kehittämispäällikkö (sijaisena tapahtumapäällikkö). Ryhmään kuuluvat lisäksi vapaa-aikajohtaja (sijaisena kulttuuripalveluiden päällikkö) ja Event Factoryn toimitusjohtaja (sijaisena toimitusjohtajan nimeämä henkilö). Ohjausryhmän tehtäviin kuuluu Taidetehtaan toimintaan liittyvien ohjelmaprofiilin ja vuosisuunnittelun johtaminen, elinvoiman kumppanuushakemusten käsittely ja suosituksen antaminen kumppanuuspäätöksen tekijälle, hinnaston ja toimintaperiaatteiden kausittainen tarkistus, datan ja mittareiden seuranta ja ristiriitatilanteiden ratkaisu. Tämän rakenteen avulla varmistetaan, että Taidetehtaan toiminta pysyy läpinäkyvänä, tasapainoisena ja linjassa kaupungin strategisten tavoitteiden kanssa.

Taidetehtaalla noudatetaan Porvoon elinvoiman toimialan tilojen varaus- ja käyttöehtoja.